1. Tầm quan trọng của ERP đối với SME

Cách đây rất lâu để điều hành và tổ chức một doanh nghiệp hiệu quả cần phải tổ chức nhiều quy trình tốn rất nhiều thời gian và chi phí thực hiện.

Các quy trình vận hành doanh nghiệp ngày nay được tích hợp, xử lý và cải tiến liên tục trong phần mềm ERP - cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả.

Các tính năng trong hệ sinh thái gồm ERP và các phần mềm khác phục vụ quy trình vận hành doanh nghiệp gồm:

- Integration - Các phần mềm mang lại giải pháp tích hợp.

- Automation - Các phần mềm tự động hoá.

- Data Analysis - Thực hiện phân tích dữ liệu.

- Reporting - Phục vụ truy xuất báo cáo.

- CRM - Quản lý quan hệ khách hàng.

- Tracking and Visibility - Phần mềm lưu vết truy xuất nguồn gốc dữ liệu.

2. Phần mềm ERP phù hợp SME

Ngày nay, với sự phát triển giữa các quốc gia, doanh nghiệp, mô hình làm phẳng đã đưa các loại hình doanh nghiệp tiến tới gần nhau, dù là doanh nghiệp vừa mới thành lập, nhỏ và vừa, lớn cũng cần có những nhu cầu phần mềm giống nhau.

Ví dụ nếu là công ty sản xuất thì cần một bộ quy trình sản xuất quy định từng bước thực hiện ở các khâu, dữ liệu đầu vào, các báo cáo đầu ra để thực hiện các lệnh sản xuất phù hợp.

Hoặc nếu là doanh nghiệp bán lẻ thì cần phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, các phần mềm tích hợp và tự động hóa quy trình, tiết kiệm chi phí tương tác, thời gian hoàn thành đơn hàng nhanh hơn.

Trong khi doanh nghiệp không ngừng vận động, phát triển cùng guồng quay của thị trường thì phần mềm ERP cũng vậy. Các phần mềm ERP cung cấp giải pháp tốt và phù hợp có khả năng mở rộng cho từng giai đoạn.

Nếu doanh nghiệp đã trang bị phần mềm ERP có cơ hội nâng cao năng suất và quy trình vận hành công việc hằng ngày. Doanh nghiệp đang sử dụng một công cụ để quản lý tài nguyên, theo dõi, truy tìm các vấn đề và cải tiến quy trình kinh doanh sản xuất.

Một số phân hệ căn bản cần trang bị:

- Sales: Quản lý bán hàng.

- Supply chain: Quản lý chuỗi cung ứng.

- Inventory Control: Quản lý hàng tồn kho.

- Invoicing: Quản lý nhập, xuất hoá đơn, chứng từ mua hàng, bán hàng.

- Accounting - Finance: Quản lý kế toán tài chính.

3. Doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa lựa chọn ERP thế nào?

Hệ thống ERP không đơn giản chỉ để dùng nhập dữ liệu phát sinh hằng ngày trong doanh nghiệp, phần mềm ERP phục vụ để cung cấp dữ liệu giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình.

Inventory Management - Quản lý hàng tồn kho: Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý các loại hàng hoá theo thời gian thực, những dữ liệu nhập xuất được lưu trữ trong phần mềm, doanh nghiệp có thể dùng phần mềm để dự đoán tình hình phát sinh dữ liệu theo ngày, tuần, tháng. Phân hệ này giúp doanh nghiệp quản lý quy trình của sản phẩm, hạn chế phát sinh các vấn đề phát sinh chi phí hao tổn.

Real-time Data - Dữ liệu tức thời: Các dữ liệu được lưu trữ và có thể truy xuất bất cứ lúc nào trong phần mềm ERP. Các nhân viên trong doanh nghiệp không còn tốn thời gian để ghi vào giấy sau đó dán đầy trên các tấm bảng công việc. Doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu suất làm việc của từng bộ phận theo thời gian thực. Truy xuất thông tin thời gian sản xuất, thời gian bị ngưng trễ và các thông số liên quan đến quy trình sản xuất.

Quality - Quản lý chất lượng: Các nhà sản xuất phần mềm ERP cung cấp tới doanh nghiệp công cụ quản lý chất lượng sản phẩm đáp ứng các yêu cầu về kiểm tra chất lượng. Doanh nghiệp được cung cấp những dữ liệu phù hợp và phần mềm loại bỏ các dữ liệu không cần thiết.

EDI - Electronic Data Interchange: Tính năng này được tích hợp vào phần mềm ERP được sử dụng như trung tâm xử lý các đơn đặt hàng và lập hoá đơn. Rất nhiều quy trình được tự động hoá, doanh nghiệp có chu kỳ chuỗi cung ứng ngắn hơn nhờ các quy trình tự động, được tinh gọn, giảm chi phí.

WareHouse - Cân đối kho: Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì vấn đề kho hàng dự trữ hết sức quan trọng, phần mềm ERP cung cấp tính năng để cân đối danh sách các kho hàng, khả năng chứa và các mặt hàng quản lý chi tiết theo lô, hạn sử dụng. Doanh nghiệp ứng dụng phần mềm ERP có thể dễ dàng truy vấn xem vị trí của lô hàng đang nằm tại vị trí nào trong kho.

Chúng ta không thể nói rằng tất cả doanh nghiệp nhỏ và vừa liên quan đến sản xuất nào cũng giống nhau, điều này phụ thuộc vào sản phẩm mà các doanh nghiệp làm ra.

Theo ST TECH với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn triển khai phần mềm ERP thì các doanh nghiệp sản xuất tương đối phát triển và có tiềm năng trở thành doanh nghiệp lớn khi ứng dụng phần mềm ERP cần lưu ý thêm những phân hệ khác.

- Warehouses with a barcode scanning: Cân đối kho và kết hợp cùng công nghệ quét Barcode.

- Bill Of Materials: Quản lý bộ định mức nguyên liệu sản xuất sản phẩm.

- Planning: Quản lý kế hoạch sản xuất.

- Repair and Service: Quản lý bảo trì và sửa chữa nhà xưởng, máy móc, công cụ sản xuất.

- Simple Return Process: Quy trình trả hàng đơn giản.

Nếu doanh nghiệp đang cần chọn lựa phần mềm ERP với các tính năng có sẵn thì hãy so sánh từ 3 hoặc 4 nhà cung cấp với các bảng danh sách tính năng. Ngược lại nếu doanh nghiệp lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP tuỳ chỉnh thì cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm. Đọc thêm bài Tổng quan quy trình triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp để hiểu rõ quy trình làm việc với nhà cung cấp.

Thêm một điều nữa là ngày nay, các nhà cung cấp phần mềm ERP đã có các sản phẩm trên Cloud do đó doanh nghiệp cần lựa chọn hợp lý giữa một sản phẩm trên Cloud và sản phẩm cài đặt trên hệ thống máy chủ cơ sở.

Điều này đang được các chuyên gia nhắc đến nhiều và ST TECH chia sẻ với doanh nghiệp 3 yếu tố để lựa chọn:

- Internet connection quality - Tốc độ và chất lượng kết nối: Ngày nay Internet đã phát triển vượt bậc, các hệ thống có băng thông cực lớn, hãy kiểm tra tốc độ kết nối một sản phẩm trên Cloud có ổn định không.

- Remote Access: Khả năng sử dụng thông qua việc điều khiển từ xa cũng là một yếu tố cần quan tâm, khi được điều khiển từ xa nghĩa là hệ thống phải thật sự bảo mật.

- Scalability: Khả năng tùy biến, nếu doanh nghiệp mua một phần mềm ERP cung cấp theo giải pháp có sẵn thì xem như đã tự trói buộc mình trong khuôn khổ mà chúng ta cần nhớ rằng doanh nghiệp luôn tồn tại, phát triển đa dạng như vậy phần mềm ERP cũng cần phải đáp ứng sẵn sàng thay đổi. Điều thật sự khó nếu doanh nghiệp không có sự phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp. Giải pháp tốt nhất là doanh nghiệp cần có sự tư vấn hiệu quả về ứng dụng ERP phù hợp với quy trình của doanh nghiệp và thích ứng với sự thay đổi.

Dù doanh nghiệp đang ở quy mô nhỏ, vừa và lớn, doanh nghiệp bán lẻ hay sản xuất cũng đều cần hệ thống vận hành. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn phần mềm ERP và các tính năng phù hợp với quy trình của doanh nghiệp, điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và đảm bảo sự hiệu quả khi ứng dụng.