Phân hệ quản trị chi phí là một trong những phân hệ quan trọng trong ERP - Giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Quản trị chi phí thuộc nhóm kế toán tài chính với nhiệm vụ kiểm soát và quy định hạch toán chi phí hoạt động doanh nghiệp hiệu quả.

Tất cả các chức năng liên quan đến hạch toán, phân bổ, phân tích chi phí đều được cung cấp bởi phân hệ quản trị chi phí.

Vấn đề quản trị chi phí có mối liên hệ mật thiết với quản trị ngân sách và kế toán tổng hợp. Nó đóng vai trò là nguồn cung cấp dữ liệu cho các phân hệ bán hàng, mua hàng, quản lý kho. Các bạn có thể đọc thêm bài các lợi ích của phân hệ kế toán tài chính.

Phân hệ quản trị chi phí bao gồm các tính năng:

- Kiểm soát hạch toán, phân bổ chi phí.

- Tính giá thành sản phẩm.

- Tính toán thời gian hao tổn.

- Các đối tượng chi phí.

1. Giải pháp kiểm soát chi phí

Đầu tiên hãy xác định tổng thể các loại chi phí trong quy trình vận hành của doanh nghiệp gồm:

- Chi phí chung: Các chi phí hạch toán chung không chỉ định được các khoản chính xác cho từng phòng ban, bộ phận, cá nhân, sản phẩm.

- Chi phí gián tiếp: Các chi phí hạch toán có thể chỉ định xuống phòng ban, bộ phận sau đó thực hiện phân bổ để có các khoản chi phí chính xác được chia nhỏ.

- Chi phí trực tiếp: Các chi phí hạch toán trực tiếp theo phòng ban, bộ phận, cá nhân, sản phẩm.

Đôi khi các chi phí chung sẽ chiếm tỷ lệ phần trăm đáng kể trên tổng chi phí phát sinh.

Việc kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác các chi phí đã hao tổn trong quá trình hoạt động theo một khoảng thời gian hoặc đơn giản là theo hàng tháng hay theo năm.

Chức năng phân bổ chi phí giúp chuyển các chi phí chung hoặc chi phí gián tiếp trở thành chi phí trực tiếp, điều này cực kỳ quan trọng đối với các chi phí tham gia vào quá trình tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp.

2. Tính giá thành sản phẩm

Đây là một hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp. Chức năng tính giá thành sản phẩm trong ERP cho phép doanh nghiệp có 2 cách tính:

- Giá thành theo chi phí phát sinh thực tế.

- Giá thành theo chi phí dự toán.

Dù là theo cách tính nào thì đều phải thực hiện tính năng phân bổ chi phí. Chi phí ở đây sẽ được chia theo nhóm:

- Nhóm chi phí nguyên liệu cấu thành sản phẩm.

- Nhóm chi phí phục vụ sản xuất như chi phí máy, chi phí điện, chi phí nước.

- Nhóm chi phí quản lý doanh nghiệp các loại chi phí liên quan đến việc vận chuyển, bảo quản.

Chức năng tính giá thành trong ERP cung cấp doanh nghiệp một công cụ hiệu quả góp phần giúp doanh nghiệp xác định giá bán phù hợp, đây là cơ sở để doanh nghiệp xác định giá bán phù hợp.

Ở một số doanh nghiệp doanh thu chủ yếu đến từ các dự án thì ERP cung cấp giải pháp tính giá thành theo các dự án, hạng mục. Lúc này công cụ tính giá thành sẽ cung cấp các tùy chỉnh cho phép xác định hàng loạt các loại chi phí cấu thành giá thành dự án.

3. Tính thời gian hoạt động

Một điểm cần lưu ý trong việc xác định chi phí cực kỳ quan trọng đó chính là thời gian. Thời gian hao tổn để hoàn thành công việc chính là một phần chi phí đánh đổi để hoàn thành công việc đó.

Thời gian hoạt động ở đây thường đề cập đến thời gian hoạt động của các máy móc thiết bị phục vụ sản xuất hơn là số giờ công đã được phần mềm nhân sự quản lý rất tốt.

Số giờ đã trở thành một dữ liệu quan trọng đưa vào phần mềm ERP - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Một số phần mềm thông minh có thể kết hợp với các thiết bị ngoại vi cho phép tự động ghi nhận thời gian thực.

Số giờ hoạt động đến cuối kỳ sẽ được tổng hợp và so sánh với số giờ hoạt động dự kiến từ đó các nhà quản trị có thể thực hiện các quy trình cải tiến hoặc bảo trì nâng cao chất lượng hệ thống.

4. Các đối tượng chi phí

Đây là một khái niệm mở rộng so với phân hệ quản trị chi phí truyền thống trong ERP - Enterprise Resource Planning.

Chức năng này giúp kiểm soát các đối tượng chi phí (sản phẩm, dịch vụ, dự án, kênh phân phối) với các yếu tố làm tăng chi phí. Cụ thể chức năng này cho phép tập hợp toàn bộ chi phí theo từng điểm (sản phẩm, cá nhân, bộ phận, phòng ban)  trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản lý chi phí là nhân tố quan trọng trong ERP, việc có được công cụ tập hợp, phân bổ, phân tích chi phí theo số liệu thực tế sẽ giúp doanh nghiệp nhìn rõ được các điểm nào hao tổn nhiều chi phí hơn mức cần thiết, đây cũng là cơ sở so sánh với chi phí kế hoạch đã vạch ra từ đầu năm.